Os espaços de serviços abrangem um vasto leque de atividades do sector terciário. As atividades de escritório são abrangidas não pela legislação geral de urbanização e edificação. Contudo, estão também abrangidas pelo enquadramento legal relativo à legislação laboral e à higiene e saúde no trabalho.
Os espaços de escritório são absolutamente indispensáveis para o aumento de produtividade. Ao mesmo tempo um bom escritório permite a promoção do espírito de grupo e a redução do absentismo no trabalho. Por conseguinte, um escritório bem pensado permite a promoção de hábitos de vida saudáveis. Em suma, um escritório bem desenhado gera a melhoria da qualidade de vida, demonstra o papel social do empregador e reforça da responsabilidade ambiental da empresa.
Como renovar um escritório?
Renovar um espaço de escritórios pode resultar de um vasto número de razões. Por vezes é necessário incorporar as deliberações da legislação de higiene e saúde no trabalho. Outras vezes há em que necessitamos aumentar a produtividade. Há também situações em que o estado de degradação resultante do tempo obriga a uma renovação. Contudo, a renovação do escritório pode simplesmente ser fruto de uma restruturação da empresa.
Perante qualquer um destes cenários é fundamental elaborar um programa base. Este documento discrimina assim todas as deficiências da instalação existente e os objetivos a incluir no projeto de remodelação. É fundamental ter uma definição do orçamento disponível bem como o prazo ideal para a transformação. É também importante reunir com todos os funcionários afetados e partilhar ideias de modo a fazer da remodelação do escritório um sucesso.
Como construir novos escritórios?
Desenhar um novo escritório, serviço administrativo, suporte ao cliente ou call center num espaço existente ou num edifício novo é uma tarefa que requer extremo cuidado no planeamento uma vez que os orçamentos são normalmente limitados e os prazos de execução de extrema curta duração.
É fundamental analisar as tarefas de cada funcionário e uma estimativa dos cenários futuros possíveis de modo a programar a própria flexibilidade do espaço. Todos estes cenários devem fazer parte do programa base a entregar ao arquiteto que incluirá no mesmo todas as condicionantes do edifício existente caso este exista e do terreno onde edificar o novo escritório caso seja esse o caso. Esta informação é vital para corrigir o plano de negócios ou os prazos se necessário.
As fases de projeto e execução que se seguem decorreram normalmente segundo o previsto desde que cumpridas as premissas dos programa base e a operação redundará assim um sucesso.
O papel do arquiteto num escritório
O arquiteto é um projetista fundamental no momento em que é necessário desenhar um escritório. Para além do conhecimento da lei geral o arquiteto permite poupar custos na medida em que escolhe materiais e soluções de baixa manutenção e de baixo preço por m2. Ao mesmo tempo concebe soluções que do ponto de vista dos custos de funcionamento significa uma baixa despesa na climatização e no estabelecimento de um edifício termicamente eficiente e amigo do ambiente. É também o arquiteto o profissional responsável pela otimização de percursos e de desempenho em ambiente de qualidade estética e conforto.
Tipos de escritórios
Os espaços do chamado sector dos serviços ou terciário estão longe de ser homogéneos. Falamos de espaços que têm no fundo características muito distintas. Por um lado, porque este sector abarca os ramos de consultadoria do sector financeiro e da banca, os ramos administrativos das empresas privadas e públicas, a programação informática, os consultórios de juristas, centros de formação e outros. Nestes espaços identificamos características próprias que passamos a enunciar e descrever em baixo.
Sedes
Uma sede de empresa é um espaço de escritórios que possui uma simbologia que ultrapassa a função de escritórios. A imagem que a empresa pretende transmitir aos seus clientes e a cultura de produtividade que pretende imprimir aos seus funcionários fica imediatamente patente no edifício que alberga a entidade empresarial ou instituição. A simbologia dos materiais, das formas e das soluções encontradas ganha uma importância que vai para além da função que desempenham.
Espaços de reunião
Os espaços de reunião são concebidos com uma intenção clara: garantir um ambiente onde a privacidade, a funcionalidade, a transparência, o conforto e a eficiência permitem aos utilizadores comunicarem as suas informações e acederem facilmente aos conteúdos dos interlocutores. Esta função deverá ser aplicada caso a caso e de acordo com as especificidades técnicas e simbólicas de cada cliente.
Espaços de atendimento
Os espaços de atendimento ao público podem ser locais como é o caso do atendimento ao balcão ou virtuais como é o caso dos chamados call centers em que o atendimento é feito preferencialmente por telefone ou internet. Estes espaços têm uma função garantir que o cliente recebe o suporte com rapidez e eficácia e se encontra satisfeito. O baixo custo de operação é também fundamental nestes espaços.
Espaços administrativos
Um espaço administrativo permite aos funcionários executar as funções confiadas de modo confortável e eficiente. Deverá salvaguardar a saúde dos funcionários impedindo que o sedentarismo gere problemas de absentismo que prejudicarão gravemente o funcionamento do serviço. É fundamental que os espaços sejam flexíveis o suficiente para incentivar a própria flexibilidade da instituição.
Espaços de trabalho
Os espaços de trabalho assumem já outro tipo de funcionamento em que a tarefa a desempenhar pelo funcionário ou colaborador se torna mais específica. Encontramos casos deste género na atividade financeira, onde a comunicação em tempo real com outros funcionários e vários monitores aumenta o risco de stress psicológico e motor. A atividade de programação informática requer também o funcionamento em equipas de vários colaboradores e monitores conjuntos e uma estreita relação com espaços de lazer que impeçam os efeitos nefastos do excesso de trabalho e motivem os trabalhadores ao máximo.
Espaços de formação
Um centro de formação é um espaço polivalente constituído por várias funções que se interligam entre si. Aqui ganha especial destaque a relação com os espaços de conferência ou auditório, uma vez que aqui temos uma situação mista entre sala de aula, sala de trabalho e reunião. A polivalência é também um requisito fundamental nestes espaços.
Projetos de escritórios
Os espaços de serviços incluem todos os imóveis cuja utilização é efetuada através de atividades de escritório ou de carácter semelhante. Para além da Regulamentação Geral das Edificações Urbanas estamos condicionados por toda a legislação referente a espaços de trabalho e em particular às regras de higiene e segurança no trabalho. O espaço de trabalho é também uma oportunidade para aumentar a produtividade e nesse sentido, orgulha-nos o facto de já termos desenhados escritórios para as melhores empresas para trabalhar.
